Bolagets firma är enligt bolagsordningen Kährs BondCo AB. Styrelsen har sitt säte i Nybro. Bolaget är ett holdingbolag och verksamheten består i att köpa, sälja, äga och förvalta aktier, obligationer och andra värdepapper samt att driva annan därmed förenlig verksamhet.
Bolagsstyrningsrapporten har upprättats enligt Årsredovisningslagen (1995:1544).
Några av de viktigaste styrande dokumenten inom bolaget är:
• Styrelsens arbetsordning inklusive instruktion till verkställande direktören
• Revisionskommitténs arbetsordning
• Kährs Groups Strategiska plan
• Kährs Groups Finansmanual
• Kährs Groups Kommunikationspolicy
• Kährs Groups Uppförandekod (Code of Conduct)
Bolagstämman är bolagets högsta beslutande organ. Vid bolagsstämman ges aktieägaren möjlighet att utöva det inflytande över bolaget som deras respektive antal aktier representerar.
Styrelsens uppdrag är att medverka till en sund affärsutveckling och kontroll av koncernens verksamhet. Styrelsen i Kährs har som en av sina viktigaste uppgifter att säkerställa långsiktig strategi, styrning, uppföljning och kontroll av koncernens verksamhet i syfte att skapa värden för aktieägare, kunder och andra intressenter. Styrelsens ansvar omfattar även att det finns tillfredsställande kontroll av efterlevnad av lagar och andra regler som gäller för bolagets verksamhet. Styrelsen utser verkställande direktören som också är koncernchef.
Styrelsen ska bestå av lägst tre och högst sju ledamöter med högst tre suppleanter. Ledamöter och suppleanter väljs årligen på årsstämma för tiden intill dess nästa årsstämma har hållits.
Styrelsen i Kährs har antagit en arbetsordning för verksamheten som anger hur arbetet ska fördelas mellan styrelsen, dess
kommittéer och den verkställande direktören. Arbetsordningen fastställs årligen av styrelsen och gällande arbetsordning inklusive instruktion för verkställande direktören är fastställd den 19 april 2013.
Styrelsen i Kährs har utsett ett revisionsutskott med huvudsaklig uppgift att i samverkan med företagsledningen kvalitetssäkra den finansiella rapporteringen. Revisionsutskottets arbete avser också att för styrelsens räkning löpande följa och utvärdera revisorernas arbete och även bereda frågor avseende revisorer, bolagets redovisning, extern revision, finansiell information samt intern kontroll. Utskottets arbete rapporteras kontinuerligt på bolagets nästkommande styrelsemöte.
Kährskoncernen har inte under räkenskapsåret haft ett särskilt ersättningsutskott gällande ersättning till ledande befattningshavare. Ersättningen till verkställande direktören och övriga ledande befattningshavare ska vara marknadsmässig och bestå av en fast och en rörlig del samt eventuella förmåner och pension. Beslut om fast respektive rörlig lön för samtliga ledande befattningshavare fattas enligt ”farfarsprincipen”.
De externa revisorerna ansvarar för granskningen av bolagets årsredovisning och bokföring samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Efter varje budgetår skall revisorerna presentera en revisionsberättelse till årsstämman.
Årsstämman 2022 valde det registrerade revisionsbolaget Deloitte som bolagets oberoende revisor för tiden intill nästa årsstämma.
Enligt Aktiebolagslagen ansvarar styrelsen för den interna kontrollen. Verkställande direktören och koncernledning styr arbetet med att ta fram en pålitlig ekonomiskt redovisning för extern publicering på ett effektivt sätt. Grundstenarna i Kährs system för intern kontroll utgörs av kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning.
Basen för den interna kontrollen inom Kährs utgörs av de beslut om organisation, befogenheter samt riktlinjer som styrelsen fattat. Den interna kontrollen bygger på dokumenterade policys, riktlinjer, processbeskrivningar, ansvarsfördelningar och arbetsfördelningar såsom styrelsens arbetsordning, instruktion för VD samt attestinstruktion, finanspolicy samt instruktion för ekonomisk rapportering. Genom integrerad månatlig rapportering av finansiell och operativ information tryggas en god förankring av den externa finansiella rapporteringen. Central finansavdelning ansvarar fortlöpande för uppdatering av redovisnings- och rapporteringsinstruktioner med beaktande av nya externa och interna krav.
Riskhantering och riskbedömning är en integrerad del i verksamhetens styr- och beslutsprocesser. De riskområden som identifierats avseende den finansiella rapporteringen hanteras och kontrolleras av Kährs controllerorganisation i löpande verksamhet. Controllerorganisationen, liksom det finansiella ansvaret, följer bolagets organisation och ansvarsstruktur. Tydlig avrapportering till överordnad nivå sker regelbundet varvid en stor förståelse för hur affären avspeglas i siffrorna tillförsäkras.
Styrelsen säkerställer dessutom kvaliteten i den finansiella rapporteringen genom att månatligen behandla bolagets finansiella rapportering i direkta möten med bolagets VD och CFO.
Revisionsutskottet bereder delårsrapporter, hanterar väsentliga värderings- och redovisningsfrågor, samt analyserar och beslutar om risker i den finansiella rapporteringen.
För att informera, instruera och koordinera den finansiella rapporteringen har Kährs internt formella informations- och kommunikationskanaler till berörd personal med avseende på policys, riktlinjer, rapporteringsmanualer samt övriga instruktioner. De formella kanalerna kompletteras med en frekvent dialog mellan central finansavdelning och ansvariga personer på de operativa enheterna.
Gällande externa kommunikationskrav följer Kährs de riktlinjer som syftar till att säkerställa en effektiv och korrekt informationsgivning. Bolagets riktlinjer följer svensk lagstiftning och Nasdaq OMX Stockholms regelverk för emittenter rörande noterade skuldebrev.
Uppföljning av resultatutfall jämfört med budget och prognos sker kontinuerligt på flera nivåer i bolaget, såväl på lokal nivå som koncernnivå. Uppföljning sker även på region- och produktgruppsnivå. Avrapportering sker månatligen till VD, ledning samt styrelse.
Genom den organisation och de arbetsformer som beskrivits ovan bedömer bolaget att den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig med hänsyn till bolagets verksamhet.